Privacyverklaring

Versie: april 2026

Jouw privacy is enorm belangrijk voor ons. Daarom zorgen we ervoor dat wij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.

In deze verklaring vertellen we je uitgebreid welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en wat je rechten zijn. Deze verklaring geldt voor iedereen die onze website bezoekt, klant is of contact met ons heeft.

Wie is mijn.host?

mijn.host is een Nederlandse hostingprovider en verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. We zijn er trots op dat we een 100% onafhankelijke provider zijn met groene hosting. Heb je vragen, verzoeken of opmerkingen over deze privacyverklaring of de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Hieronder leggen we per verwerkingsactiviteit uit welke gegevens we verwerken, waarom wij dat doen en op welke juridische grondslag wij ons baseren. Voor de meeste verwerkingen die hieronder worden beschreven, is het verstrekken van persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde om onze dienst te kunnen leveren of de overeenkomst met je uit te voeren. Als je ervoor kiest bepaalde gegevens niet te verstrekken, kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet (volledig) leveren.

Om bestellingen via onze website te kunnen verwerken

Als je onze website bezoekt of een bestelling plaatst, verwerken we gegevens om het websitebezoek, het winkelmandje en de bestelling vast te leggen en af te handelen. We verwerken hierbij (zakelijke) NAW- en contactgegevens, bestel- en betaalgegevens, IP-adressen en technische gegevens. Meer informatie over onze cookies vind je via de cookiebanner linksonder op onze website.

Betalingen worden verwerkt via Mollie. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode ontvangen wij beperkte betaalgegevens. We slaan geen volledige betaalgegevens op. De verwerking door Mollie valt onder hun eigen privacyverklaring.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de fiscale administratie, een wettelijke verplichting.

Uitvoering en beheer diensten

Via het controlepaneel krijg je toegang tot een beheeromgeving zodat je zelf jouw afgenomen diensten kunt beheren. Voor de levering en het beheer van onze diensten - waaronder webhosting, e-mailhosting, en managed servers - verwerken we gegevens om jouw identiteit te verifiëren, toegang te verlenen, de dienst technisch in te richten en te onderhouden, en je in staat te stellen jouw afgenomen diensten te beheren. We verwerken daarbij identificatie- en contactgegevens, account- en toegangsgegevens, technische configuratiegegevens, IP-adressen en loggegevens. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Voor klantenservice: vragen, ondersteuning en klachten

Als je via ons contactformulier een vraag stelt of een supportticket aanmaakt, verwerken we jouw naam, e-mailadres, en de inhoud van je bericht of ticket, inclusief eventuele bijlagen en technische gegevens die je meestuurt. We kunnen ook jouw klantgegevens erbij pakken om je sneller te helpen.

We hebben deze gegevens nodig om jouw vraag of melding te beantwoorden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het verlenen van goede klantenservice.

Voor het genereren van antwoordsuggesties maken we gebruik van AI-ondersteuning. Meer informatie hierover vind je verderop in deze privacyverklaring.

Nieuwsbrief

We versturen maximaal twee keer per jaar een nieuwsbrief. Je ontvangt deze alleen als je je daar expliciet voor hebt aangemeld. We verwerken daarvoor je e-mailadres en naam.

De grondslag hiervoor is jouw toestemming. Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. We bewaren je gegevens totdat je je afmeldt.

Zodat klanten reviews kunnen achterlaten op externe platforms

Wij verzamelen zelf geen reviews op onze eigen website. We kunnen je wel vragen om een review achter te laten op een extern reviewplatform. De verwerking van jouw persoonsgegevens in dat kader valt onder de privacyverklaring van het betreffende platform.

We verwijzen hierbij naar platforms zoals Trustpilot, Google, Webhosters.nl en Hostingvergelijker.nl. Sommige van deze platforms bieden de mogelijkheid om anoniem te reviewen. De grondslag voor het doorsturen van jouw verzoek is ons gerechtvaardigd belang bij het verkrijgen van feedback over onze dienstverlening.

Registratie van domeinnamen

Voor het registreren van domeinnamen zijn we verplicht bepaalde gegevens door te geven aan de relevante registrerende instanties. We geven NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer door aan SIDN voor .nl-domeinen, DNS Belgium voor .be-domeinen en OpenProvider bij overige domeinextensies.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Voor gegevens die onderdeel zijn van onze administratie geldt daarnaast een wettelijke bewaarplicht.

Voor affiliate tracking

We werken samen met externe affiliates die via hun eigen kanalen naar ons doorlinken. Om de vergoeding aan affiliates correct te berekenen, plaatsen we een cookie bij bezoekers die via zo’n link binnenkomen. De cookie heeft een affiliate-ID. Bij het plaatsen van een bestelling heeft de affiliate inzage in jouw ordernummer en het bestelbedrag, maar ontvangt geen gegevens die tot jou te herleiden zijn. De grondslag is jouw toestemming. Meer informatie over onze cookies vind je via de cookiebanner linksonder op onze website.

Zodat je bij ons kunt solliciteren

Wanneer je solliciteert bij mijn.host vragen wij om jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, cv, referenties en motivatiebrief. Dit doen we om het sollicitatieproces te kunnen starten en uitvoeren. Stuur je zelf nog extra informatie met persoonsgegevens? Dan verwerken wij die ook. Met jouw toestemming bewaren we jouw gegevens in onze talentpool.

Voor het beschermen van onze diensten

Om de veiligheid van onze infrastructuur, systemen en klanten te waarborgen, verwerken wij bepaalde technische gegevens zoals IP-adressen, logbestanden, accountactiviteiten en netwerkgegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om misbruik van onze diensten te detecteren en te voorkomen.

De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van onze systemen, netwerken en diensten. Daaronder valt ook fraudepreventie.

Antwoordsuggesties met AI

We maken gebruik van AI om automatisch antwoordsuggesties te genereren voor supporttickets en contactaanvragen. Dit helpt onze medewerkers sneller en beter te reageren. De daadwerkelijke beantwoording van jouw vraag, opmerking of klacht vindt plaats door een medewerker van mijn.host. Met Anthropic hebben wij een zogeheten zero data retention-overeenkomst gesloten. Dit betekent dat Anthropic de gegevens die wij doorsturen uitsluitend verwerkt om een antwoordsuggestie te genereren en deze vervolgens direct wist. Anthropic bewaart jouw persoonsgegevens niet en gebruikt ze niet voor de training van AI-modellen.

De inhoud van een bericht kan persoonsgegevens bevatten die jij zelf hebt meegestuurd, afhankelijk van wat je schrijft. Bij technische vragen sturen wij ook relevante gegevens over de afgenomen dienst mee, zoals domein-, hosting- of WordPress-instellingen. Wij sturen geen aanvullende klantprofielgegevens mee. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het leveren van efficiënte klantenservice.

Geautomatiseerde beslissingen

In een aantal situaties nemen wij op basis van persoonsgegevens een geautomatiseerd besluit, zonder directe tussenkomst van een medewerker:

• Bij niet-tijdige betaling van een factuur versturen wij automatisch betalingsherinneringen. Blijft betaling daarna uit, dan worden de afgenomen diensten automatisch opgeschort. Als laatste stap wordt een incassotraject in gang gezet.
• Ter bescherming van onze infrastructuur kunnen wij op basis van technische signalen (zoals IP-adres en netwerkgedrag) automatisch toegang tijdelijk beperken om misbruik te voorkomen.

Bij de inzet van AI voor antwoordsuggesties in onze klantenservice is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG: de AI genereert uitsluitend suggesties die door een medewerker worden beoordeeld voordat een reactie wordt verstuurd.

Je hebt bij bovengenoemde geautomatiseerde besluiten altijd het recht om menselijke tussenkomst te vragen, je standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten. Neem daarvoor contact op via privacy@mijn.host.

Met wie delen wij jouw gegevens?

We delen jouw persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, als we daartoe wettelijk verplicht zijn, met jouw toestemming, of als we een gerechtvaardigd belang hebben. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn gemaakt over de beveiliging van persoonsgegevens.

We werken samen met de volgende partijen:

• Mollie: betalingsverwerking
• Mailchimp: versturen van de nieuwsbrief
• Snelstart: boekhouding en facturatie
• Payq: incasso bij vorderingen, indien van toepassing
• SIDN: registratie van .nl-domeinen
• DNS Belgium: registratie van .be-domeinen
• OpenProvider: registratie van overige domeinnamen
• Pax8: distributeur voor Microsoft 365-licenties
• Anthropic (Claude AI): AI-ondersteuning bij supporttickets en contactaanvragen
• Overige IT- en dienstverleners

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de EU/EER. Wij zorgen ervoor dat dergelijke doorgiften plaatsvinden op basis van passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses of een adequaatheidsbesluit. Op verzoek verstrekken wij nadere informatie over de van toepassing zijnde waarborgen via privacy@mijn.host.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik.

• Firewall en externe toegangsbeperking: externe toegang tot onze systemen is uitgeschakeld
• Wachtwoordbeveiliging
• Servers in eigen beheer in Nederlandse datacenters, volledig op groene stroom
• Periodieke wachtwoordrotatie en regelmatige beveiligingsupdates
• Toegangsbeperking: alleen medewerkers en zzp’ers met een functionele noodzaak krijgen toegang tot persoonsgegevens
• Wij beveiligen onze communicatie met versleuteling (TLS) en aanvullende maatregelen zoals e-mailauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC) en DNSSEC

Ondanks onze strenge voorzorgsmaatregelen kan geen enkele beveiligingsmaatregel 100% garantie bieden. Vermoed je dat er iets mis is gegaan met jouw gegevens? Neem dan direct contact met ons op via privacy@mijn.host.

Gebruiken wij cookies?

Ja, onze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie over welke cookies we plaatsen, waarom en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren, vind je via de cookiebanner op onze website.

Welke rechten heb je?

• Recht op inzage. Je kunt aan ons vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en een kopie daarvan ontvangen.
• Recht op rectificatie. Kloppen je gegevens niet? Je kunt ons vragen ze te corrigeren of aan te vullen. In jouw controlepaneel kun je ook zelf jouw gegevens aanpassen.
• Recht op verwijdering. Je kunt ons vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk verplicht zijn te bewaren.
• Recht op beperking. Je kunt ons vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een bezwaar wordt beoordeeld.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je hebt het recht je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat je ze makkelijk kunt overdragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.
• Recht op intrekking van toestemming. Heb je toestemming gegeven voor een specifieke verwerking? Die kun je op elk moment intrekken.

Stuur je verzoek naar privacy@mijn.host of bericht ons via je controlepaneel. We reageren in principe binnen een maand op jouw verzoek. Als we meer tijd nodig hebben, laten we je dat binnen die maand weten.

Hoe dien je een klacht in?

Als je het niet eens bent met de manier waarop we jouw gegevens verwerken, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We horen het uiteraard het liefst eerst van jou. Neem gerust contact op via privacy@mijn.host. We lossen het graag samen op.

Verwerken wij ook gegevens van kinderen?

Onze diensten zijn gericht op consumenten en zakelijke gebruikers. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Onze website is niet technisch afgeschermd voor minderjarigen. Als je als ouder of voogd vermoedt dat jouw kind zonder toestemming gegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via privacy@mijn.host. We verwijderen de gegevens dan zo snel mogelijk.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zo lang als de wet dat vereist. Hieronder een overzicht:

• Klant- en contractgegevens: deze gegevens slaan we op tijdens de contractuele relatie en maximaal twee jaar na het einde van de klantrelatie, tenzij er gegevens tussen staan die we langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
• Financieel-administratieve gegevens: zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
• Supporttickets en correspondentie: maximaal vier jaar na sluiting, tenzij we gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
• Nieuwsbrief-abonnees: tot uitschrijving.
• IP-adressen en logs: tot 12 maanden, tenzij langer in verband met een incident of vanwege een wettelijke verplichting.
• Gegevens van sollicitanten: wij verwijderen jouw gegevens binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, als je de functie niet hebt gekregen. Geef je toestemming om jouw gegevens langer te bewaren voor onze talentpool, dan bewaren wij de gegevens maximaal 12 maanden.

In alle gevallen kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren dan de hierboven genoemde termijnen indien dit noodzakelijk is in verband met een (dreigende) juridische procedure, claim of geschil.

Hoe zit het met links naar andere websites?

Onze website kan links bevatten naar externe websites. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van of de privacyverklaring op die externe websites. We raden je aan de privacyverklaring van iedere website die je bezoekt zelf te raadplegen.

Kan deze privacyverklaring veranderen?

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als onze diensten veranderen, als we met nieuwe verwerkers gaan werken of als wet- en regelgeving wijzigt. De meest actuele versie vind je altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je via een melding in het controlepaneel of per e-mail.

Contactgegevens