In het zakelijke wereld is een professioneel e-mailadres onmisbaar. Het straalt betrouwbaarheid en professionaliteit uit naar klanten en relaties. Wij laten je zien hoe je snel en effectief je eigen professionele e-mailadres creëert, zodat je de juiste indruk maakt.
Waarom een gepersonaliseerd e-mailadres?
In de zakelijke wereld is een sterke presentatie cruciaal; je wilt tenslotte serieus genomen worden. Een e-mailadres zoals Jan010@gmail.com kan lichtzinnig of onprofessioneel overkomen en is niet de indruk die je wilt achterlaten. Aan de andere kant, een e-mailadres zoals Jan@jouwbedrijf.nl getuigt van professionaliteit.
Het laat zien dat je de tijd hebt genomen om jezelf en je bedrijf serieus te presenteren. Dit wekt niet alleen vertrouwen bij klanten, zakenpartners en leveranciers, maar toont ook aan dat je oog hebt voor detail en de waarde van een sterk merkimago begrijpt.
Gratis e-maildiensten zoals Gmail en Hotmail
Gmail en Hotmail (nu Outlook.com) zijn populaire gratis e-maildiensten die aangeboden worden door respectievelijk Google en Microsoft. Deze services zijn makkelijk in gebruik en bieden voldoende opslagruimte, belangrijke beveiligingsfuncties, en integratie met andere online diensten.
Het instellen van een gratis e-mailadres is vaak eenvoudig, maar niet altijd even professioneel.
Voordelen van een zakelijk e-mailadres
Uiteraard is er een aardig breed scala aan voordelen van het hebben van een eigen e-mailadres. Om wat duidelijkheid te creëren hebben we hier een paar van de belangrijkste punten op een rijtje gezet.
- Professionele uitstraling
- Consistente merk identiteit en herkenbaarheid
- Betere controle over en beheer van jouw inbox(en)
- Verhoogd aantal functionaliteiten
Een zakelijk e-maildomein gebruiken werkt op meerdere fronten in jouw voordeel. Niet alleen voor de uitstraling richting jouw zakelijke contacten, maar ook voor het ordenen van alle inkomende e-mails.
Het ordenen van jouw e-mail inboxen
Een heel belangrijk punt waarom mensen graag zakelijke e-maildomeinen gebruiken is dat het vaak opties biedt om alle inkomende e-mails goed te kunnen ordenen. E-mailmanagement kan jouw bedrijf/organisatie enorm veel tijd, geld en moeite schelen en bijdragen aan het stroomlijnen van de inkomende verzoeken en informatie.
Veel organisaties kiezen ervoor om meerdere mailadressen met verschillende doeleinden op te zetten, om zo te zorgen dat er een overzichtelijke structuur gecreëerd wordt. Een paar voorbeelden van e-mailadressen die veel worden gebruikt zijn:
- info@jouwbedrijf.nl – Info mailadressen worden vaak gebruikt voor inkomende vragen en klantenservice-gerelateerde kwesties. Hierdoor kun je de operatieve kant van de mailboxen overzichtelijk houden met uitsluitend relevante e-mails.
- order@jouwbedrijf.nl – Voor bedrijven die orders moeten verwerken is dit een belangrijk e-mailadres. Het laatste wat je wilt is natuurlijk dat orders tussen wal en schip vallen en verdwijnen in administratieve chaos. Dit e-mailadres kan gigantisch veel geld en problemen schelen.
- sales@jouwbedrijf.nl – Deze inboxen kunnen van dienst zijn bij de klanten acquisitie en het contact met potentiële klanten.
- administratie@jouwbedrijf.nl – Alle administratieve kwesties kunnen hier terecht, zoals bijvoorbeeld facturen en loonstrookjes. Ook deze is voor interne zaken vaak van groot belang.
- jouwnaam@jouwbedrijf.nl – Persoonlijke-zakelijke e-mailadressen zijn bijvoorbeeld ideaal voor intern contact en 1 op 1 contact met bepaalde zakelijke connecties waar de rest van het bedrijf niet per se inzicht in hoeft te hebben.
Dit zijn slechts een handje vol voorbeelden. Natuurlijk is dit volledig afhankelijk van jouw organisatie en haar behoeften. De mogelijkheden zijn eindeloos en je kan binnen een handomdraai een structuur neerzetten die op maat gemaakt is voor de behoeften van jouw organisatie!
Extra structuur in jouw mailboxen
Als je de organisatie van jouw mailverkeer nog meer structuur wil geven kun je ervoor kiezen om subfolders aan te maken binnen de desbetreffende e-mailadressen. Wanneer je dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails ontvangt, kunnen subfolders je helpen om een overzichtelijke hiërarchie te creëren.
Zo kun je bijvoorbeeld folders aanmaken op basis van projecten, klanten, of specifieke taken. Door hier slim gebruik van te maken wordt het makkelijker om snel de juiste e-mails te vinden en je te richten op de relevante informatie.
Feilloze integratie met jouw persoonlijke e-mail
Daarbij is er ook nog het feit dat professionele mailboxen veel extra tools met zich meebrengen die jouw interne organisatie een flinke boost kunnen geven. Denk hierbij dan aan integraties met agenda’s en andere tools.
Daarbij bieden de meeste e-mail hosts de mogelijkheid om jouw andere e-mailadressen toe te voegen aan de inboxen. Hierdoor heb je nog maar één platform nodig voor al jouw e-mail benodigdheden, en kun je het allemaal netjes ordenen, geheel naar jouw wens.
Maak het af met een professionele handtekening
Om het plaatje van jouw merkidentiteit helemaal rond te maken raden wij aan om een professionele handtekening te maken om alle uitgaande e-mails mee af te sluiten. Een goede handtekening bevat jouw naam, contactgegevens van jou en/of jouw bedrijf, eventuele sociale media handles en website URL. Indien je een personal brand hebt kan een kleine, professionele foto van jouzelf ook een persoonlijke touch geven aan de e-mails.
Hoe maak ik een eigen e-mail aan?
Het begint allemaal met het kiezen van goede e-mail hosting. Je wilt er zeker van zijn dat al je gegevens veilig staan en bij een betrouwbare organisatie. Hierdoor minimaliseer je de kansen dat jouw e-mailserver ineens offline staat of dat er datalekken plaatsvinden. Dit zijn punten waar we bij mijn.host goed op letten uiteraard!
Vervolgens moet je beslissen onder welke domeinnaam je wilt opereren. Dit kan eigenlijk alles zijn wat jij maar wilt. Meestal wordt er natuurlijk gekozen voor de naam van jouw organisatie.
De gekozen domeinnaam zal achter de ‘@’ komen te staan, dus jouwnaam@domeinnaam.nl bijvoorbeeld. Deze keuze is cruciaal voor het vaststellen van jouw merkidentiteit. Deze domeinnaam moet je eerst natuurlijk registreren, om vervolgens te kunnen gebruiken voor je e-mail en website hosting.
Benieuwd hoe je een emailadres aanmaakt binnen jouw hostingomgeving? Lees dan dit kennisbank artikel over een e-mailadres aanmaken.
Kiezen van het hostingpakket
Na het kiezen van jouw hosting provider en domeinnaam kun je kiezen welk hostingpakket het beste past bij de behoeften van jouw organisatie of bedrijf. Om voor iedereen een passende oplossing te vinden bieden wij vier verschillende pakketten aan: Starter, Basic, Advanced en Ultimate.
Eenmaal het juiste pakket uitgezocht, kun je jouw adressen aanmaken en opzetten. Zoals voorheen al vermeld kun je hier alle kanten mee op en jouw mailbox-structuur vormgeven zoals jij dat wilt.
Indien nodig kun je er nog voor kiezen om andere (al bestaande) mailadressen toe te voegen om zo al jouw e-mail benodigdheden op een plek te houden. Hierdoor hou je al jouw mailcontact overzichtelijk en hoef je niet door meerdere platforms te zoeken wanneer je een bepaalde e-mail nodig hebt.
Waarom een e-mail aanmaken bij mijn.host?
Je hebt altijd en overal toegang tot je e-mails. Of je nu gebruikmaakt van de handige webmail interface of de vertrouwde technieken zoals IMAP en POP, wij staan voor je klaar. Geef jouw organisatie de professionele uitstraling die het verdient, beginnend bij de basis: een e-mailadres.
Bij mijn.host bieden we niet alleen toegang tot e-mails via diverse interfaces, maar ook de mogelijkheid om op overzichtelijke wijze jouw agenda’s en contacten te beheren op al jouw apparaten; zowel via webmail als op al je apparaten en telefoon dankzij WebDAV. Daarbij werken wij nauw samen met SpamExperts, wat ervoor zorgt dat wij kunnen garanderen dat enkel valide mail op veilige wijze wordt afgeleverd.
Een professioneel e-mailadres is niet alleen een visitekaartje, maar ook een essentieel hulpmiddel voor een gestructureerde en efficiënte communicatie. Kies vandaag nog voor gemak, veiligheid en betrouwbaarheid door jouw e-mailadres aan te maken bij Mijn.Host. Kies voor gemak, veiligheid en betrouwbaarheid en maak vandaag nog jouw e-mailadres aan bij ons!
Nog hulp of advies nodig bij het opzetten van jouw e-mailadres, of vragen over andere vormen van hosting? Neem contact met ons op en wij helpen jou graag op weg!
Geef een reactie